Da bi ovakav proces kontrole bio moguć, postavke procesa nabave ne smiju podrazumijevati automatsko kreiranje ulaznog računa (u modulu Knjige Ura/Ira) po kreiranje ulazne kalkulacije za nabavljenu robu (u modulu Kalkulacije).

Postavljanje neovisnog kreiranja kalkulacija i ulaznih računa omogućuje:

1. slobodan tijek procesa, bez uzrokovanja zastoja procesa u ovisnosti o međusobnoj komunikaciji odjela i njihovoj dostupnosti u određenom trenutku,

2. jasniju podjelu (prijelaz) odgovornosti između odjela nabave i računovodstvenih odjela,

3. bolju efikasnost odjela nabave i odjela skladišta, kada je riječ o brzini i jednostavnosti zaprimanja robe, a time i isporuke robe kupcima,

4. veću kvalitetu (točnost) podataka, odnosno sprječavanje da odjel nabave utječe na unose koji su u nadležnosti računovodstvenih odjela (ulazni računi).

Stavke knjiženje obračuna nabave po kreiranoj ulaznoj kalkulaciji za robu

Proces prijema i kontrole roba na skladištu završava kreiranjem ulazne kalkulacije (iz postojeće potvrđene i ažurirane narudžbe). Po samom kreiranju ulazne kalkulacije, uz preduvjet da je uključeno i postavljeno automatsko knjiženje ulaznih kalkulacija (što je uobičajeno kod velike većine korisnika), automatski se knjiže stavke u glavne knjige i analitika, na sljedeći način:

1. Kupovna cijena robe od dobavljača

   • Ukupna vrijednost kupovne cijene robe od dobavljača po svakoj ulaznoj kalkulaciji evidentira se na potražnu stranu konta 6500 - Kupovna cijena robe od dobavljača, analitički za partnera kalkulacije.

   • Kao Vezni broj (koji će kasnije služiti za povezivanje otvorenih stavki) automatski se prenosi podatak iz polja Račun na zaglavlju unosa kalkulacije.
     
     

     

     
     
     

2. Ostali troškovi nabave (zavisni troškovi)

   • Iznos pojedinih zavisnih troškova dodanih na konkretnu ulaznu kalkulaciju evidentira se na potražnu stranu nekog od konta grupe 651 - Ostali troškovi nabave u svezi s dovođenjem robe na zalihu, analitički za partnera dobavljača usluge (troška nabave).

   • Kao Vezni broj (koji će kasnije služiti za povezivanje otvorenih stavki) automatski se prenosi podatak iz polja Račun na stavkama zavisnih troškova.
     
     

     

Konta na koja će se knjižiti zavisni troškovi nakon kreiranja kalkulacije definiraju se unutar samih tipova troška (Matični podaci > Troškovi > Tipovi troškova), pa je stoga potrebno u ovom slučajevima odabirati Tip troška kod unosa zavisnih troškova.

Stavke knjiženja obračuna nabave po unosu ulaznih računa

Po unosu ulaznih računa za nabavljenu robu, te za usluge (troškove) u svezi dovođenja robe na zalihu (Knjige Ura/Ira > Knjiga URA) provodi se knjiženje ulaznog računa.

Uobičajeno, a prema postavkama predložaka za knjiženje, stavke knjiženja dobavljača i poreza knjiže se automatski po unosu ulaznog računa. Nakon toga slijedi određivanje i unos preostalih stavki knjiženja za uravnoteženje dugovne i potražne strane.

Ovisno o tome radili se o računu dobavljača za nabavljenu robu ili o računu za usluge (troškove) u svezi s dovođenjem robe na zalihu, odabire se odgovarajući konto:

1. Račun dobavljača za nabavljena dobra → 6500 - Kupovna cijena robe od dobavljača

2. Računu za usluge (troškove) u svezi s dovođenjem robe na zalihu → 651 - Ostali troškovi nabave u svezi s dovođenjem robe na zalihu

Nakon unosa knjiženja za opisane stavke, moguće je odmah pozvati opciju Izbornik > Zatvaranje stavaka (IOS), te izvršiti zatvaranje stavke.

Kako je ranije opisano, ukoliko su podaci o broju računa (ispravno) unijeti, stavke koje trebaju biti povezane imat će identičan vezni broj, te je, osim ručnog označavanja stavki, moguće koristiti i opciju automatskog povezivanja stavki prema veznom broju (Otvorene stavke > Izbornik > Automatsko povezivanje po veznom broju).

Ukoliko se stavke ne zatvore (povežu) prilikom unosa ulaznih računa, isto je moguće provesti i naknadno putem opcijo Financijsko > Otvorene stavke - sumarno, odnosno Financijsko > Otvorene stavke - partner, na isti način kako se provodi zatvaranje svih analitičkih konta za koja je to potrebno (npr. potraživanja od kupaca ili obveze prema dobavljačima).

Kontrole unosa

Opisani način rada omogućuje da se putem kontrola na kontima obračuna nabave utvrdi:

1. Jesu li za sve ulazne kalkulacije unijeti svi ulazni računi (za robu i za usluge u svezi s dovođenjem robe na zalihu),

2. Postoji li osnova za unos nekog ulaznog računa za robu ili zavisne troškove, odnosno da li je za isto kreirana ulazna kalkulacija,

3. Jesu li ulazne kalkulacije ispravno kreirane (s točnim vrijednostima koje moraju odgovarati vrijednostima po ulaznim računima).

Sam postupak zatvaranja (povezivanja) stavki identičan standardnom postupku koji se koristi i za druga konta, npr. za potraživanja od kupaca ili obveze prema dobavljačima, te ga stoga ovdje ne pojašnjavamo detaljno.

Napomene

Konta za koja treba biti moguće zatvaranje trebaju biti definirana kao analitička po partneru

Da bi ovdje opisani proces funkcionirao, spomenuta konta trebaju biti označena kao analitička po partnerima (što se definira na svakom od konta putem izmjene u šifrarniku Matični podaci > Kontni plan).

Konta navedena u primjerima su informativna

Za prikazane primjere su korištena konta RRIF računskog plana, no oznake i nazivi konta mogu varirati ovisno u računskom planu koji korisnik koristi, što ne utječe na sam postupak.

Kvalitetna provedbe procesa odjela nabave utječe na efikasnost ovdje opisanog procesa

Da bi se opisani proces nesmetano odvijao, iznimno je važno da odjel nabave kvalitetno odrađuje svoj dio procesa, odnosno da je narudžba dobavljaču iz koje se u konačnici kreira ulazna kalkulacija za robu ažurirana svim potrebnim podacima i usklađena s potvrdom narudžbe.